Contador o software contable: qué le conviene a tu PyME

La pregunta útil es otra: ¿qué parte del trabajo contable es mecánica y qué parte es criterio? La mecánica se automatiza bien. El criterio, no.

Qué resuelve realmente un software contable

Un software contable hace bien tres cosas: emite documentos tributarios electrónicos, ordena la información y genera los archivos que se cargan en los portales oficiales. En la práctica: facturas y boletas, importación de DTE, liquidaciones de sueldo, libros auxiliares, control de inventario y el archivo del libro de remuneraciones.

Antes de pagar por eso conviene saber que una parte ya viene resuelta y gratis. Según el SII, el Registro de Compras y Ventas reemplazó a los antiguos libros de compras y ventas en papel y se alimenta solo con los documentos tributarios electrónicos que el propio Servicio recibe; de ahí sale la propuesta de F29 del mes. Los documentos que no son electrónicos hay que informarlos a mano, pero el grueso del registro ya está hecho por el SII.

Traducido: si tu empresa emite pocos documentos y no tiene trabajadores, buena parte de lo que promete el software ya lo tienes sin costo en sii.cl.

Dónde el software se queda corto

El software es rápido, y por eso también se equivoca rápido. Sus límites son siempre los mismos:

• No clasifica con criterio, pregunta. Si un gasto es necesario para producir la renta o es un gasto rechazado, si una compra es activo fijo o gasto del ejercicio, si esa factura da derecho a crédito fiscal: el sistema espera que alguien lo defina. Responde mal una vez y lo replica mil.
• No elige régimen tributario. Pro Pyme General, Pro Pyme Transparente o régimen general son decisiones con consecuencias de años, y dependen de tus socios, tus retiros y tus proyecciones. Ningún sistema las toma por ti.
• No responde una fiscalización. Cuando llega una notificación del SII, quien contesta, junta los respaldos y argumenta es una persona.
• No vuelve fidedigna la contabilidad. El artículo 17 del Código Tributario exige acreditar la renta efectiva mediante contabilidad fidedigna, con libros llevados en castellano y conservados junto con su documentación de respaldo mientras esté pendiente el plazo de revisión del Servicio. Un sistema ordenado ayuda; el criterio detrás de cada registro es lo que la hace fidedigna.

Contador o software contable: tarea por tarea

Puesto en una tabla, el reparto real deja de ser discutible:

Lo que te exigen igual, uses lo que uses

Hay obligaciones que no dependen de la herramienta y conviene tenerlas a la vista antes de decidir:

• Registro de Compras y Ventas al día. Los documentos no electrónicos hay que incorporarlos manualmente al registro que corresponda, o la propuesta de F29 sale incompleta.
• Libro de Remuneraciones Electrónico. La Dirección del Trabajo lo exige a los empleadores con cinco o más trabajadores, como equivalente electrónico de la obligación del artículo 62 del Código del Trabajo, y se envía mensualmente por el portal Mi DT. Con menos de cinco trabajadores se puede usar igual, pero deja de ser obligatorio.
• Plazos que no se mueven. El F29 vence el día 12 y se extiende al día 20 para los facturadores electrónicos que declaran y pagan por internet —hoy, prácticamente todas las PyMEs—. Las cotizaciones previsionales vencen el día 10, o el 13 si se pagan de forma electrónica. El F22 cierra el 30 de abril.
• Custodia de los respaldos. En la nube o en un servidor, los libros y su documentación deben quedar disponibles mientras esté pendiente el plazo de revisión.

Cómo decidir según la etapa de tu PyME

1. Recién partiendo, sin trabajadores y con pocos documentos. El portal del SII más un contador externo mensual cubren todo. Un software de pago todavía no aporta lo suficiente como para justificar la suscripción.
2. En marcha, con trabajadores e inventario. Acá el software sí rinde: facturación, remuneraciones y existencias en un solo lugar. Pero se suma al contador, no lo reemplaza —alguien tiene que revisar, cerrar el mes y firmar el F22. Es el punto en que conviene evaluar externalizar la contabilidad de tu PyME en vez de contratar interno.
3. Varias sociedades o crecimiento sostenido. El sistema pasa a ser la capa operativa obligatoria y el contador se concentra en lo tributario, el cierre y la gestión. Si estás comparando alternativas de servicio, sirve revisar contador independiente vs consultora contable y los valores de referencia del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar la contabilidad de mi PyME solo con un software?

Puedes registrar con software, pero alguien tiene que clasificar, cerrar el ejercicio y firmar el F22. El artículo 17 del Código Tributario exige contabilidad fidedigna, y esa calidad la da el criterio profesional detrás de cada asiento, no el sistema.

¿Quién responde ante el SII si el software se equivoca?

El contribuyente. La declaración y el giro van a nombre de tu empresa. Por eso conviene exigir respaldo mensual de lo presentado: F29 con folio, libros del período y comprobante de pago de cotizaciones.

¿Necesito software si mi contador ya lleva todo?

Si emites pocos documentos y no tienes trabajadores, normalmente no. El software se justifica cuando hay inventario, varios puntos de venta o una planilla que crece: ahí ordena la operación diaria, no solo la contabilidad.

¿El software genera el Libro de Remuneraciones Electrónico?

La mayoría exporta el archivo con el formato requerido, pero el envío mensual por el portal Mi DT y la exactitud de los datos siguen siendo responsabilidad del empleador, según la Dirección del Trabajo.

La respuesta corta

No es contador o software contable: es contador con software, y en ese orden. La herramienta baja el trabajo mecánico; el criterio, la responsabilidad ante el SII y la Dirección del Trabajo, y las decisiones que se pagan durante años siguen siendo de una persona. Elegir primero el sistema y después quién responde es la forma más común de terminar con una contabilidad prolija por fuera y frágil por dentro.

En SolutionTax ese trabajo lo lleva directamente Mauricio Hurtado, contador auditor con magíster en tributación: precio fijo mensual, atención directa del fundador y contabilidad al día desde 2016.

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Si prefieres partir por el plan mensual, en contabilidad para PyMEs está el detalle de qué incluye cada nivel.

Fuentes: SII: Registro de Compras y Ventas · Dirección del Trabajo: Libro de Remuneraciones Electrónico · BCN: Código Tributario, artículo 17.