Si tu PyME despacha productos, mueve mercadería entre bodegas o entrega antes de facturar, tarde o temprano vas a necesitar una guía de despacho electrónica. Es uno de esos documentos que parecen un trámite menor… hasta que el SII detiene un camión o cuestiona un traslado. Acá te explico, en simple, cuándo debes emitirla, qué plazo tienes para facturar y qué arriesgas si mueves bienes sin ella.
¿Qué es la guía de despacho electrónica (DTE 52)?
La guía de despacho es el documento tributario que respalda el traslado físico de bienes, exista o no una venta de por medio. En el sistema del SII corresponde al Documento Tributario Electrónico (DTE) tipo 52. Desde el 17 de enero de 2020, por la Ley 21.131 de Pago a Treinta Días, solo puede emitirse en formato electrónico: el papel quedó atrás.
En la práctica cumple dos funciones: amparar el transporte de la mercadería cuando va por la calle y, cuando corresponde, permitir postergar la emisión de la factura sin dejar el traslado “sin papeles”.
¿Cuándo debe tu PyME emitir una guía de despacho?
Hay dos grandes escenarios, y conviene que los tengas claros:
1. Cuando hay venta, pero la factura va después
Entregas o despachas el producto hoy y la factura la emites más adelante; por ejemplo, al cierre del mes para juntar varias entregas de un mismo cliente. La guía cubre ese traslado mientras emites la factura dentro del plazo legal.
2. Cuando mueves bienes y no hay venta
Traslados entre tus propias bodegas o locales, envíos a consignación, devoluciones a un proveedor o el retiro de mercadería para una reparación. Aunque no estés vendiendo, si mueves especies en un vehículo de carga, ese traslado debe ir respaldado con guía de despacho.
Facturación diferida: cómo y cuándo emitir la factura
Cuando usas la guía para postergar la factura, el artículo 55 del DL 825 (Ley del IVA) fija el plazo: la factura que reúne las guías del período debe emitirse a más tardar el quinto día del mes siguiente a aquel en que se hicieron las entregas, y con fecha dentro del período de las entregas para efectos del IVA. Esta tabla resume los casos más frecuentes:
| Situación | ¿Requiere guía? | ¿Genera IVA? | Factura |
|---|---|---|---|
| Venta con despacho y factura diferida | Sí (DTE 52) | Sí, al facturar | Hasta el día 5 del mes siguiente |
| Traslado entre bodegas propias | Sí, sin venta | No (no hay venta) | No aplica |
| Envío a consignación | Sí, sin venta | Al venderse al consumidor | Cuando se concreta la venta |
| Venta facturada en el acto | No (basta la factura) | Sí, de inmediato | En el momento de la entrega |
Qué arriesgas si trasladas mercadería sin guía
Acá es donde varias PyMEs se llevan el susto. El Código Tributario contempla dos sanciones que conviene tener presentes:
A eso se suma la sanción del artículo 97 N°10 por no emitir el documento cuando la ley lo exige: multa del 50% al 500% del monto de la operación (con un mínimo de 2 UTM) y clausura de hasta 20 días del local. Dicho de otra forma: emitir la guía a tiempo es mucho más barato que no hacerlo.
Cómo emitir una guía de despacho electrónica paso a paso
- Verifica que estás habilitado: debes ser facturador electrónico y tener autorizada la guía de despacho (DTE 52) con folios CAF vigentes.
- Elige el sistema: puedes usar el Sistema de Facturación Gratuito del SII y la app e-Factura, o el software de mercado que ya ocupes.
- Completa los datos del traslado: emisor, receptor o destino, detalle de los bienes, cantidades y el tipo de traslado (con o sin venta).
- Emite y acompaña la carga: la guía viaja con la mercadería, impresa o disponible electrónicamente, para exhibirla ante una fiscalización.
- Factura dentro del plazo: si difieres la factura, recuerda emitirla hasta el día 5 del mes siguiente y referenciar las guías que reúne.
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Fuentes oficiales
- SII — Guía de despacho electrónica (obligatoria desde el 17/01/2020, Ley 21.131)
- SII — Documentos y plazos para rebajar o anular DTE
- BCN — Decreto Ley 825, artículo 55 (Ley sobre IVA)
Preguntas frecuentes
¿La guía de despacho reemplaza a la factura?
No. La guía respalda el traslado de los bienes, pero la operación de venta igual debe quedar documentada con la factura correspondiente dentro del plazo legal.
¿Tengo que imprimir la guía de despacho electrónica?
La guía debe poder exhibirse durante el traslado. En la práctica se acompaña impresa o disponible en formato electrónico para mostrarla ante una fiscalización del SII.
¿Cuánto tiempo tengo para facturar las guías del mes?
Cuando difieres la factura, debes emitirla a más tardar el quinto día del mes siguiente a las entregas, según el artículo 55 del DL 825, con fecha dentro del período en que se hicieron los despachos.
¿Una boleta sirve para trasladar mercadería?
Para amparar el transporte en vehículos de carga la ley exige guía de despacho o factura. Si no llevas ninguno de esos documentos, te arriesgas a la multa del artículo 97 N°17 y a que retengan el vehículo.
¿Necesito guía para despacho a domicilio o courier?
Sí. Si trasladas bienes hacia el cliente y aún no has emitido la factura o boleta, la guía de despacho es la que respalda ese movimiento.
