Control de cuentas por cobrar PyME: cobra antes de que sea incobrable

El control de cuentas por cobrar PyME casi nunca falla por falta de ganas de cobrar: falla porque nadie mira la cartera hasta que un cliente ya lleva cuatro meses sin pagar. Para entonces la factura compite con todas las demás deudas de esa empresa. Y tú ya declaraste el IVA de esa venta: lo único que falta es la plata.

Qué es el informe de antigüedad de saldos y cómo se arma

El informe de antigüedad de saldos —el aging de toda la vida— ordena cada factura pendiente por cuántos días lleva vencida. No por cliente ni por monto: por edad. Es la única vista que muestra si la cartera está sana o si se está pudriendo por abajo.

Los datos ya los tienes: el auxiliar de clientes y el registro de compras y ventas del SII traen fecha y monto de cada documento. Solo hay que agregar el vencimiento pactado y la fecha real de pago.

La cifra que importa no es el total, sino cómo se mueve cada tramo mes a mes. Si el de 31 a 60 días crece dos meses seguidos, el problema dejó de ser un cliente puntual: es el proceso de cobranza.

Cuántos días tardas realmente en cobrar

El indicador se llama días de cobro y sale de dos números que ya tienes. Con una cartera de $28.000.000 y ventas a crédito de $72.000.000 en los últimos 90 días:

$28.000.000 ÷ $72.000.000 = 0,3889 · 0,3889 × 90 = 35 días de cobro promedio.

Con facturas pactadas a 30 días, ese resultado dice que financias a tus clientes cinco días más de lo acordado, todos los meses: es la plata que después vas a buscar al banco. Es el mismo diagnóstico de los indicadores financieros de tu PyME cuando el ciclo de caja se alarga sin explicación.

Control de cuentas por cobrar PyME: cuatro reglas de crédito

Cobrar bien empieza antes de emitir la factura. Una política de crédito escrita en una página evita la mayoría de los casos difíciles:

• Tope por cliente. Cuánto puede deberte cada uno al mismo tiempo. Sobre ese monto, la siguiente venta es contra pago o contra abono.
• Plazo único y escrito. Va en la cotización, en la orden de compra y en la factura. Sin mención expresa rigen los 30 días legales.
• Un responsable con nombre. Alguien tiene que mirar el informe cada mes. Si la cobranza es de todos, no es de nadie.
• Regla de corte automática. Con una factura vencida sobre cierto tramo se congela el despacho, y el cliente lo sabe desde el inicio.

Esa política es lo que te permite decir que no sin negociarlo cada vez: con el criterio definido de antemano, cortar el crédito deja de ser un conflicto personal y pasa a ser un procedimiento.

Qué puedes exigir cuando el cliente se pasa de los 30 días

La Ley 21.131 fijó en 30 días corridos desde la recepción el plazo máximo de pago de una factura. Un plazo mayor solo vale si consta por escrito y se inscribe dentro de cinco días hábiles en el registro del Ministerio de Economía; si no se inscribe, se tiene por no escrito. El detalle está en el post sobre la Ley de Pago a 30 días.

Vencido ese plazo el deudor queda en mora desde el primer día, con el interés corriente para operaciones no reajustables de más de 90 días. Además, el artículo 2° ter agrega una comisión fija por recuperación de pagos del 1% del saldo insoluto. Sobre el tramo de 31 a 60 días del ejemplo: $2.800.000 × 1% = $28.000.

Hay otro plazo que casi nadie vigila y juega a tu favor: si el cliente no reclama la factura dentro de ocho días corridos desde su recepción, queda irrevocablemente aceptada y ya no puede discutir el contenido ni la entrega.

Cuándo dejar de perseguir la deuda y castigarla

Llega un punto en que insistir cuesta más que la deuda. Ahí el camino es tributario: el artículo 31 N°4 de la Ley de la Renta permite deducir los créditos incobrables castigados en el año, siempre que se hayan contabilizado oportunamente y se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro. Hay además una vía por plazo: los créditos impagos por más de 365 días desde su vencimiento, salvo que sean con relacionados.

Por eso importa el informe de antigüedad: sin registro de las gestiones, la palabra "prudencialmente" queda sin respaldo ante una fiscalización. El paso a paso está en el post sobre castigo de deudas incobrables ante el SII.

Preguntas frecuentes

¿En cuántos días debe pagarme un cliente si no acordamos plazo?

Treinta días corridos contados desde la recepción de la factura. Si el documento no menciona plazo, la Ley 19.983 entiende que rige ese mismo plazo, y un acuerdo por más días solo vale inscrito.

¿Qué pasa si el cliente no reclama la factura?

Si no reclama dentro de ocho días corridos desde la recepción, la factura queda irrevocablemente aceptada. Desde ese momento no puede discutir el contenido ni la entrega de lo facturado.

¿Cuánto tiempo tengo para cobrar una factura por la vía ejecutiva?

Un año desde el vencimiento. Si la operación tiene vencimientos parciales, el plazo se cuenta por separado para cada cuota, así que una parte puede estar vigente y otra no.

¿Cuándo puedo castigar tributariamente una deuda?

Cuando la contabilizaste oportunamente y agotaste prudencialmente los medios de cobro, o cuando lleva más de 365 días impaga desde su vencimiento y el deudor no es una empresa relacionada.

El control de la cobranza se decide antes de vender, no después

Tope, plazo, responsable y regla de corte. Con esas cuatro definiciones y el informe revisado cada mes, la mayoría de las deudas se cobra donde todavía es una conversación normal.

En SolutionTax el trabajo lo hace Mauricio Hurtado, contador auditor con magíster en tributación: precio fijo, atención directa y contabilidad al día desde 2016. El servicio de contabilidad para PyMEs deja el auxiliar de clientes conciliado y ese informe listo cada mes.

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Fuentes: BCN, Ley N°21.131 (D.O. 16-01-2019) · BCN, Ley N°19.983, arts. 2°, 3°, 5° y 10 · BCN, LIR art. 31 N°4 · SII, Circular N°53 de 2020 · SII, IVA en facturas impagas.