Kardex de inventario en tu PyME: qué es y cómo llevarlo bien

En una PyME que vende productos, el dueño sabe de memoria lo que hay en bodega. Esa memoria funciona hasta que llega el cierre y el balance pide un número: cuánto valen las existencias al 31 de diciembre y cuánto costó lo vendido en el año. Ahí el kardex de inventario deja de ser cosa de empresa grande.

Qué es un kardex y qué problema resuelve en la bodega

El kardex es una ficha por producto donde se anota cada entrada y cada salida, con su cantidad y su valor en pesos, dejando el saldo actualizado después de cada movimiento. No es la lista de lo que hay hoy: eso es el inventario físico, la foto. El kardex es la película.

La diferencia importa. El conteo físico dice cuántas unidades tienes; el kardex dice cuánto costaron y cuánto costó cada venta ya hecha. Sin ese dato el margen por producto es una suposición, y el costo de venta del año se arma al cierre con inventario inicial más compras menos inventario final: da un total, pero no dice dónde se perdió la plata.

Qué columnas debe tener el kardex de inventario de una PyME

Un kardex sirve cuando registra unidades y pesos a la vez. Esta es la estructura mínima, y cada línea nace de un documento real.

• Fecha y documento. Tipo y número del respaldo, para rastrear el movimiento después.
• Entradas. Cantidad recibida, costo unitario y costo total de la compra.
• Salidas. Cantidad despachada y costo asignado: ese es el costo de venta de la operación.
• Saldo. Cantidad que queda, costo unitario del saldo y valor total en pesos.
• Una ficha por producto. Un artículo por hoja, no todo mezclado en una planilla corrida.

El costo unitario de las salidas no se inventa: sale del método de valorización. El artículo 30 de la Ley de la Renta obliga a usar los costos directos más antiguos —lo que en la práctica se conoce como FIFO— y permite optar por el costo promedio ponderado. Son dos métodos, y el elegido debe mantenerse al menos cinco ejercicios comerciales consecutivos. La comparación está en el artículo sobre valorización de inventario.

Por qué el SII puede pedírtelo y qué multa arriesgas

El kardex no aparece en la ley con ese nombre, y de ahí viene la confusión. Lo que sí está escrito, en el artículo 17 del Código Tributario, es que el contribuyente debe llevar los libros adicionales o auxiliares que exija el Director Regional, y que las anotaciones se hacen a medida que se desarrollan las operaciones.

La misma norma obliga a conservar los libros con su documentación mientras esté pendiente el plazo de revisión: tres años según el artículo 200, y seis si la declaración no se presentó o fue maliciosamente falsa. Un kardex borrado al cambiar de computador deja sin respaldo un costo que aún puede revisarse.

Leído al revés, es buena noticia: la multa no es automática, llega cuando se deja pasar el requerimiento. El costo real de no llevar kardex es más silencioso: un costo de venta sin respaldo puede ser objetado completo.

Kardex en planilla o en software: cuál aguanta tu volumen

Depende menos del tamaño de la empresa que de cuántos movimientos diarios tiene la bodega.

Una planilla bien hecha es mejor que ningún registro y muchas PyMEs funcionan años así. El quiebre llega cuando el conteo físico deja de cuadrar mes a mes.

Cómo armar tu primer kardex en cinco pasos

1. Cuenta y valoriza lo que hay hoy. Conteo físico completo, con el costo de la última factura de compra. Ese es tu saldo de partida.
2. Elige el método y déjalo por escrito. Costos más antiguos o promedio ponderado; no podrás cambiarlo libremente el año siguiente.
3. Abre una ficha por producto. Con las columnas de arriba, partiendo por los que más facturan.
4. Registra cada movimiento con su documento. Compras por factura, salidas por documento de venta, mermas con su respaldo.
5. Cuadra contra el conteo físico cada mes. Si sobra o falta, la diferencia se investiga antes del cierre.

El quinto paso es el que le da valor al ejercicio. La diferencia entre el kardex y el estante siempre tiene explicación —robo, quiebre, producto vencido, error de digitación— y si es pérdida de mercadería hay reglas para acreditarla, en el artículo sobre merma tributaria. Con el registro al día también mides cuánta caja tienes inmovilizada: de eso trata la rotación de inventario.

Si llevarlo en paralelo a la operación diaria te parece imposible, es una tarea que se delega junto con la contabilidad: un contador para PyMEs recibe la facturación del mes y devuelve el kardex cuadrado.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio llevar un kardex en Chile?

No con ese nombre. El artículo 17 del Código Tributario obliga a llevar los libros auxiliares que exija el Director Regional, y el registro de existencias es uno de ellos. Sin él tampoco se acredita el costo de venta.

¿Sirve un kardex que solo lleva unidades?

Para control de bodega, sí. Para efectos contables y tributarios, no: sin costo unitario ni valor en pesos no permite determinar el costo de venta ni valorizar las existencias del balance.

¿Cada cuánto hay que actualizarlo?

A medida que ocurren las operaciones, según el artículo 17 del Código Tributario. En la práctica: registrar las compras al recibirlas y las ventas al emitirlas, en vez de digitar un mes entero el último día.

¿Qué pasa si el conteo físico no cuadra con el kardex?

Se investiga y se ajusta con respaldo. Si es mercadería perdida o inutilizada, hay reglas específicas para acreditar la merma ante el Servicio; un ajuste sin documento es un gasto que puede ser objetado.

Mauricio revisa cómo está registrado tu inventario, arma el kardex de los productos que concentran tu facturación y lo deja conectado con la contabilidad.

Ver el servicio para PyMEsEscríbele por WhatsApp

Fuentes: BCN, Ley sobre Impuesto a la Renta (DL 824), artículo 30 · BCN, Código Tributario (DL 830), artículos 17, 97 y 200 · SII, valor de la UTM y la UTA 2026 · Costeo por absorción vs variable